/
ПРИКЛАДИ З ПРАКТИКИ
/
2026
/
XQL Group
Побудували операційну систему в ClickUp для XQL Group
/
ОГЛЯД
u041fu0440u043e u043au043bu0456u0454u043du0442u0430
XQL Group u2014 u0446u0435 B2B u043cu0430u0440u043au0435u0442u0438u043du0433u043eu0432u0430 u0430u0433u0435u043du0442u0441u0442u0432u043e, u044fu043au0435 u0441u043fu0435u0446u0456u0430u043bu0456u0437u0443u0454u0442u044cu0441u044f u043du0430 u0442u0435u0445u043du0456u0447u043du0438u0445 u0442u0430 IT-u043au043eu043cu043fu0430u043du0456u044fu0445 u043du0430 u0454u0432u0440u043eu043fu0435u0439u0441u044cu043au043eu043cu0443 u0442u0430 u043cu0456u0436u043du0430u0440u043eu0434u043du043eu043cu0443 u0440u0438u043du043au0430u0445. u041cu0456u0440u043eu044e u043cu0430u0441u0448u0442u0430u0431u0443u0432u0430u043du043du044f u0430u0433u0435u043du0442u0441u0442u0432u0430, u0437u0440u043eu0441u0442u0430u043du043du044f u043au0456u043bu044cu043au043eu0441u0442u0456 u043au043bu0456u0454u043du0442u0456u0432 u0442u0430 u043fu0430u0440u0430u043bu0435u043bu044cu043du0430 u0440u043eu0431u043eu0442u0430 u0443u0441u043backwardu043du0438u043bu0438 u0443u043fu0440u0430u0432u043bu0456u043du043du044f u0449u043eu0434u0435u043du043du0438u043cu0438 u043eu043fu0435u0440u0430u0446u0456u044fu043cu0438, u0430 u0456u0441u043du0443u044eu0447u0435 u043du0430u043bu0430u0448u0442u0443u0432u0430u043du043du044f ClickUp u043fu0435u0440u0435u0441u0442u0430u043bu043e u0432u0456u0434u043eu0431u0440u0430u0436u0430u0442u0438 u0440u0435u0430u043bu044cu043du0456 u0440u043eu0431u043eu0447u0456 u043fu0440u043eu0446u0435u0441u0438.
/
ВИКЛИКИ
ClickUp без єдиної структури та правил роботи
До початку роботи XQL Group уже використовували ClickUp для управління клієнтськими проєктами, але в робочому просторі не було єдиних правил для ведення задач і звітності. З часом статуси задач перестали відображати реальний стан роботи, прострочені задачі стало складніше помічати, а менеджери не мали повної видимості завантаженості команди.
Не було видимості часу, витраченого на клієнтські та внутрішні задачі
Команда не мала надійного способу відстежувати, скільки часу потребують різні типи роботи. Через це планування проєктів і розподіл навантаження базувалися на припущеннях, а не на реальних даних про виконання.
Не було зрозумілої картини завантаженості команди
Менеджерам було складно швидко побачити, наскільки завантажений кожен учасник команди. Через це було важче заздалегідь балансувати розподіл задач, а навантаження часто концентрувалося на окремих ключових людях.
Задачі, які затримували кампанії та звітність, залишалися непомітними
Задачі часто залишалися в роботі довше запланованого терміну без додаткових сигналів чи контролю. Про затримки зазвичай дізнавалися вже після того, як вони впливали на запуск кампаній або строки підготовки звітів.
Ми використовували ClickUp лише приблизно на 10%. Після роботи з Byte&Kite ми знайшли для себе безліч можливостей, про існування яких навіть не здогадувалися.
Данило Федірко
Засновник та СЕО в XQL
/
РІШЕННЯ
Структура задач для клієнтської та внутрішньої роботи
Першим кроком стала реструктуризація ClickUp workspace, щоб зробити його зрозумілим і зручним для щоденної роботи команди.
Ми розділили клієнтські та внутрішні задачі:
• кожен клієнт отримав власні списки з єдиною логікою статусів, тому прогрес і блокери стало легко відстежувати
• внутрішні задачі перенесли в окремий розділ зі своєю логікою, виглядами та правилами
Для повторюваних процесів, таких як контент, кампанії та звітність, ми додали шаблони й чек-листи, щоб команда працювала за єдиним підходом.
Фінанси та ліди всередині ClickUp
Ми об’єднали роботу з лідами та фінансовими процесами в ClickUp, щоб XQL Group мала повну видимість усього шляху від першого контакту до оплати рахунку.
Фінанси
Рахунки прив’язали до проєктів і налаштували автоматизації для роботи з ними. Відповідальні призначаються автоматично, а прострочені платежі відстежуються через нагадування, щоб нічого не залишалося без уваги.
CRM
Ми налаштували окремий розділ із CRM-логікою. Ліди проходять через зрозумілу воронку, а нові контакти автоматично призначаються відповідальному менеджеру.
OKR, HR та база знань
На стратегічному рівні ми налаштували OKR, HR-процеси та Knowledge Base у ClickUp.
Цілі пов’язали із задачами, щоб команда могла відстежувати прогрес за ключовими напрямами.
Окремо налаштували HR-систему з профілями співробітників, регулярними 1:1 зустрічами, онбордингом та внутрішніми задачами. Knowledge Base стала єдиним місцем для зберігання внутрішньої документації, інструкцій і стандартів команди.
Автоматизації допомагають із трекінгом часу, а AI-агенти створюють щоденні оновлення по проєктах і допомагають структурувати документацію, зменшуючи кількість ручної роботи.
/
РЕЗУЛЬТАТИ
Оновлений ClickUp надав XQL Group чіткий і передбачуваний спосіб роботи
Що змінилося в роботі команди
Команда тепер бачить завантаженість, може балансувати роботу між клієнтами та реалістичніше планувати обсяг задач. Вузькі місця й затримки стають помітними раніше, а автоматизації зменшують кількість ручних нагадувань і допомагають тримати під контролем задачі та платежі.
Що змінилося для керівництва
Керівництво отримало єдине бачення прогресу проєктів, роботи команди, фінансових процесів і досягнення цілей. Налаштована CRM допомагає зробити продажі більш прогнозованими, а єдині HR-процеси та документація допомагають команді працювати узгоджено під час зростання.
20+
Автоматизацій
100%
Проєктів у системі
CRM
У ClickUp
/
НАШІ КЕЙСИ
