Найпопулярніші помилки агентств при роботі з ClickUp та як їх уникнути

У Byte&Kite ми регулярно занурюємося в робочі простори маркетингових, креативних і перформанс-агенцій. Картина всюди схожа: десятки дощок, кастомні статуси для кожної команди, завдання без дедлайнів і процеси, які існують виключно в голові операційного директора. У цій статті ми зібрали типові помилки в ClickUp, які ми бачимо в агенціях, і поділилися практичними способами їх виправлення.

Відсутність чіткої структури просторів (Spaces), папок (Folders) та списків (Lists)

Поширена помилка — мати один простір для всього, від HR до Media Buying, або навпаки, створювати окремий простір для кожного клієнта, країни, команди чи навіть «тестовий» простір. Одні клієнти зберігаються в папках, інші — в списках, а решта — в окремих просторах. Як результат, команди витрачають час на пошук завдань і документів, замість того щоб виконувати реальну роботу. Новим співробітникам можуть знадобитися тижні лише на те, щоб зрозуміти, де що знаходиться.

Ця проблема є особливо болючою для агенцій, оскільки вони часто мають багато схожих проєктів у різних командах, спеціалісти часто переходять між проєктами, а керівництво хоче бачити ситуацію по всій агенції — завантаженість, дедлайни та прострочені завдання. Без уніфікованої структури це практично неможливо.

Щоб виправити це, агенціям слід обрати одну загальну вісь для структурування свого ClickUp: або за напрямами бізнесу (наприклад, Робота з клієнтами, Внутрішні процеси, R&D), або за командами (Перформанс, Креатив, SMM, Операційка). Усередині кожного простору папки можуть містити клієнтів або великі проєкти, тоді як списки відповідатимуть за окремі процеси, як-от кампанії, спринти чи категорії контенту. Важливо задокументувати цю логіку у простому посібнику, наприклад «Як організовано наш ClickUp», який має бути доступним для всіх членів команди. Як тільки цей каркас буде налаштовано, нові клієнти або проєкти природно інтегруватимуться без створення додаткових «унікальних» випадків.

Процеси живуть у головах людей, а не в шаблонах та документації

Ще одна поширена помилка полягає в тому, що ключові процеси не задокументовані. Медіабайєри «просто знають», як запускати новий акаунт клієнта. Креативні команди можуть зберігати брифи в Notion, але вони не пов'язані із завданнями в ClickUp. Команди SMM щоразу створюють контент-плани з нуля.

Наслідки є відчутними: якщо ключова особа відсутня, весь напрям може зупинитися. Нові працівники витрачають забагато часу на усні інструктажі замість того, щоб мати прямий доступ до регламентів (SOP). Кожна кампанія виконується трохи по-різному, через що складно порівнювати результати.

Рішення полягає в тому, щоб задокументувати основні процеси в ClickUp Docs, такі як онбординг нових клієнтів, запуск рекламних кампаній та підготовка щотижневих звітів. Використовуйте шаблони завдань і списків для ключових послуг, наприклад, шаблони проєктів для нових клієнтів, шаблони місячних контент-планів та шаблони завдань для креативних запитів. Пов'язуйте документацію з реальною роботою, додаючи посилання на регламенти в описи завдань або створюючи чек-листи з ключовими етапами процесу. Хорошим індикатором успіху є ситуація, коли новий акаунт-менеджер може запустити базову кампанію, використовуючи лише ваші шаблони та регламенти в ClickUp.

Завдання без виконавців, термінів виконання або пріоритетів

Це класична проблема хаотичних робочих просторів: завдання на кшталт «Підготувати креативи для X» існують без виконавця, «Оновити UTM-мітки» — без дедлайну, а «Перевірити новий лендінг» — без пріоритету. З часом накопичуються сотні таких завдань, через що команда не розуміє, що є важливим, що можна відкласти, а що вже прострочено.

Це критично для агенцій з жорсткими термінами (SLA), обмеженими ресурсами команди та великою кількістю активних проєктів. Без базових атрибутів завдань команди покладаються на інтуїцію, а не на структуровану систему. Рішення полягає в тому, щоб зробити три поля обов'язковими для кожного нового завдання: Виконавець, Дедлайн та Пріоритет. Автоматизації можуть допомогти заповнити прогалини: якщо завдання переходить у статус «В роботі» без виконавця, система може автоматично призначити автора; якщо завдання переходить на етап «Рев'ю» без дедлайну, його можна встановити автоматично. Також можна налаштувати дашборди для відстеження завдань без виконавців, завдань без дедлайнів або прострочених завдань по кожному клієнту. Ці прості фільтри швидко виявляють операційні прогалини.

Статуси стають хаотичними

Інший поширений сценарій — коли команди додають додаткові статуси, бо це «здається зручним». У результаті різні списки мають власні набори статусів, ніхто не пам'ятає, чим «На перевірці» відрізняється від «Очікує QA» в конкретному проєкті, а звіти про статус стають нечитабельними.

Через це важко визначити, на якому етапі застрягає потік завдань, а складання звітів для керівників чи клієнтів може займати пів дня, тому що кожна дошка має свою логіку. Рішення полягає в тому, щоб повернутися до базового процесу: Беклог → Треба зробити → В роботі → На перевірці → Очікує клієнта → Готово. Залиште додаткові статуси лише для технічних цілей, наприклад, «Заблоковано аналітикою». Стандартизуйте статуси на рівні просторів або папок, а для додаткового контексту (наприклад, тип завдання, канал чи команда) використовуйте кастомні поля (Custom Fields). Це дозволить легко бачити, де саме гальмують завдання та які команди перевантажені.

Ігнорування кастомних полів та тегів

Коли всі завдання виглядають однаково, без інформації про тип послуги, канал або пакет клієнта, важко відповісти на питання, скільки годин витрачається на SMM порівняно з платною рекламою, які клієнти споживають найбільше ресурсів або які типи завдань затримуються найчастіше.

Щоб покращити це, визначте основні кастомні поля для агенції: Тип послуги (SMM, PPC, SEO, Креатив, Стратегія), Канал (Meta, Google, LinkedIn, Email, In-product), Рівень/Пакет клієнта та Складність (S/M/L). Зробіть деякі з цих полів обов'язковими при створенні завдань. Створіть дашборди за допомогою цих полів, щоб відстежувати завантаженість за типом послуг, час виконання завдань по кожному клієнту та типи завдань, які найчастіше прострочуються. Ці звіти часто відкривають дивовижні, але корисні інсайти — наприклад, що улюблений клієнт споживає вдвічі більше ресурсів, ніж оплачує.

Відсутність автоматизації — все оновлюється вручну

ClickUp може функціонувати як «розумний двигун» для процесів, але багато агенцій сприймають його як звичайний гарний список завдань. Статуси змінюються лише після ручних нагадувань у чатах, клієнтські звіти збираються вручну з різних списків, а менеджери щотижня створюють одні й ті самі підзавдання.

Щоб виправити це, впровадьте кілька ключових автоматизацій: автоматичні сповіщення для клієнта при зміні статусу на «На перевірці», створення підзавдань при переході завдання в статус «Готово» або автоматичне застосування шаблонів чек-листів для завдань із певними тегами. Шаблони процесів, такі як шаблони дощок для типових клієнтських проєктів, шаблони завдань для креативних запитів та набори завдань для запусків кампаній, також стануть у пригоді. Навіть кілька продуманих автоматизацій можуть економити проєктним менеджерам по 2–3 години на тиждень.

Відсутність дашбордів та чіткої звітності

Агенції часто купують ClickUp, але продовжують створювати звіти в Excel або Looker Studio з нуля. Дані про завдання, дедлайни, час та статуси вже є в ClickUp, тож команди даремно витрачають час на ручний експорт замість того, щоб налаштувати єдиний загальний дашборд.

Просте рішення — створити KPI-дашборд, який показує завдання в роботі, виконані завдання, прострочені завдання та завантаженість для ключових ролей. Індивідуальні дашборди для SMM, перформанс- та креативних команд можуть фокусуватися на специфічних метриках команди. Використання ШІ-звітів (якщо вони доступні) забезпечує щоденні або щотижневі огляди проєктів. Маючи один чи два чіткі дашборди замість численних звітів, керівники можуть приймати рішення набагато швидше.

Як почати виправляти помилки у вашому ClickUp

Якщо ви впізнали свій робочий простір у цій статті, ефективним буде простий план на найближчі 2–3 тижні. Почніть з одного простору, визначте цільову структуру для просторів, папок і списків, а також вирішіть, де зберігатимуться клієнтські та внутрішні завдання. Задокументуйте три ключові процеси в Docs і шаблонах, впровадьте 2–3 обов'язкових поля для всіх нових завдань і налаштуйте 3 основні автоматизації, які дійсно зменшать ручну роботу. Створіть принаймні один центральний дашборд, щоб відповісти на питання: «Що зараз відбувається з нашими проєктами?» Після цього масштабуйте нову логіку на інші простори та клієнтів, не перетворюючи зміни на хаотичну реструктуризацію всього і одразу.

Висновок

ClickUp сам по собі не вирішує проблем агенції — він просто робить їх видимими. Найбільші проблеми пов'язані з процесами, а не з інструментом: хаотична структура, знання лише в головах ключових людей, відсутність обов'язкових атрибутів завдань, надмірна кількість статусів, ігнорування кастомних полів, недостатня автоматизація та фрагментарна аналітика. Коли ви наведете лад у цих напрямах, ClickUp стане не просто черговою дошкою із завданнями, а справжньою операційною системою агенції з прозорими процесами, збалансованим навантаженням і чіткою картиною по всіх клієнтах.